Céges pénzügyek: csak a könyvelő tudja?

Volt szerencsém több száz vállalkozó pénzügyeivel foglalkozni az elmúlt években. Ezalatt egyre jobban megerősödött bennem egy felismerés, hogy a mikro- és kisvállalkozásokat, de még a középvállalkozásokat vezetők jelentős részének fogalma sincs arról, hogyan áll pénzügyileg a cége. Tisztelet a kivételnek.

Ha megkérdezünk egy pár alapvető pénzügyi információt a céggel kapcsolatban, akkor csak vakarják a fejüket és kijelentik: ezt a könyvelőmtől kellene megkérdezni…

Mintha a kapitánytól a tengeren megkérdeznék, hogy hol van a hajó és merre megy, akkor azt válaszolná: fogalmam sincs, ezt kérdezzék meg a navigátortól.

Nem kell pénzügyi zseninek lenni, azt viszont tudnia kell egy vezetőnek, hogy kinek mi a feladata, ki miért felel a cég működése során.

Kezdjük az elején és tisztázzuk a könyvelő szerepét egy cégnél.

A könyvelőt azért fizeti a cég, hogy az előírásainak megfelelően elkészítse a könyvelésünket a hatóságok részére. Neki az a feladata továbbá, hogy kiszámolja mit és mennyit kell befizetnünk az állam részére. Ha nagyon jó könyvelőnk van, akkor legális keretek közt a legkevesebbet kell fizetünk az államnak adók és járulékok formájában. Ennek ellenére, sokan azt hiszik, hogy a könyvelőknek kellene tudni olyan dolgokat a cég belső pénzügyeiről, ami nem rájuk tartozik.

Ezzel szemben a cégvezető feladata egy olyan rendszere felállítása, amit a nagyvállalatok szaknyelven “vezetői pénzügyi információs rendszernek” hívnak.

Ez nem egy újabb úri huncutság és nem is egy olyan bonyolult dolog amihez feltétlenül éveket kell tanulni.

Ha kicsit jobban megnézzük miről is szól ez az egész, akkor a következő három kérdésre kell, hogy választ kapjunk:

  1. Miből van a pénzünk?
  2. Hova megy el a pénzünk?
  3. Hol van a pénzünk?

 

Kezdők hibája

Kezdő vállalkozók szinte kivétel nélkül elkövetnek bizonyos alapvető hibákat, amiket nem is lett volna olyan nehéz elkerülni.

Egyik ilyen alapvető hibát, mindjárt az első egy-két hónapban elkövetik. Vállalkozást indítani hatalmas kiadásokkal jár. A legtöbb kezdő vállalkozó tévesen méri fel ennek a mértékét. A kiadásokról természetesen mindenki számlát kér, ezeket szépen összegyűjtve át is adja a könyvelőnek. Majd remegő kézzel a havi összesítésben látja összesítve és közben azon töpreng, hogy mégis mire mehetett el ennyi pénz.

Ez az a pont, amit már nem a könyvelőnek kell tudnia és vezetnie. A könyvelő elvégezte a rá bízott feladatot. Ő nem felel a vállalkozás teljesítményéért.

Ha előre gondolkodott volna a vezető, akkor minden számlát sorba rendez mondjuk költséghely szerint: például munkabér, járulékok, gépkocsi és a hozzá kapcsolódó kiadások, anyagok stb. Minden költségfajtának ad egy nevet vagy számot – ez lesz a költséghely.

Ez után szépen sorban elkezdi felírni egy “kockás” füzetben a kiadásait, amit egy-egy költséghelyhez rendel. Még jobb, ha mindezt egy Excel táblában teszi.

A hónap végén így már nem érheti meglepetés, hiszen a hónap folyamán bármikor összegezheti az addigi kiadásokat.

Ez az első lépés, amit mindenképpen meg kell tenni, hogy rendben tartsa céges pénzügyeit. Ezek után már könnyen észre lehet venni olyan kiadásokat, amiket eddig nem is sejtettünk. Könnyen meglepetést okozhat, hogy a nyomtatónk háromszor annyi árú festéket fogyasztott egy fél év alatt, mint maga a nyomtató ára. Sok kis tételből derül ki, mi azok a pontok, ahol érdemes költségtakarítás céljából beruházni.

Ne felejtsük el a lényeget: a nyereség nem csak a bevételektől függ.

 

Állandó és változó költségek

Aki saját háztartást vezet, annak könnyen feltűnhet, hogy vannak költségek, amik minden hónapban ugyanakkora összegben jelentkezik, míg vannak költségek, amik valamitől pl. a fogyasztástól függően változnak.

Ugyanígy működik ez a vállalkozások esetén is: az állandó költség olyan dolog, amit akkor is ki kell fizetnünk, ha egy ügyfelünk sem volt, vagy ha semmit sem sikerült eladnunk. Fizetni kell a béreket, az iroda vagy a telephely bérleti díjait, a kocsik biztosítását és még sok-sok mindent.

A változó költség közvetlenül a bevételekhez kapcsolódnak. Minden eladott hot-dogunkhoz vennünk kellett kiflit, virslit és mustárt. Ez a költség arányos az eladott hot-dogok számával, már ha jól dolgozunk.

Ha ezeket is elkülönítettük, akkor megint érdekes dolgokat fogunk látni a kimutatásban.

 

A cég pénze az én pénzem

Szintén kezdő vállalkozók hibája szokott lenni, hogy úgy tekint a vállalkozás pénzére, mintha az a saját pénze lenne. Ez egészen addig működik, amíg el nem jön a következő adófizetés ideje vagy egy komolyabb ÁFA befizetés. Ilyenkor jön a szörnyű felismerés, hogy nincs a vállalkozás számláján pénz, majd az adóhivatali inkasszó adja meg a kegyelemdöfést.

A cég pénze az nem a tulajdonosának a pénze, mert a cég egy külön “személy”, nem véletlenül hívják jogi személynek. Jelen törvények szerint hivatalosan bérként és/vagy osztalékként veheti ki cégéből a pénzét egy tulajdonos, más módon nem, úgy meg főleg nem, hogy egyszer csak gondol egyet és belenyúl a kasszába.

A precíz pénzügyi nyilvántartás azonban ezt a problémát is megoldja, mert bizonyos kiadásokat előre lehet benne tervezni, pl. az adó fizetési kötelezettségeket.

 

Honnan jön a pénz?

Ha már a kiadásainkat sikerült rendbe szedni, akkor jöhetnek a bevételek. A vállalkozás eladja a termékét, szolgáltatást, ami után számláz és befolyik az őt megillető pénz.

A feladat ugyanaz, mint a kiadások esetében. Rendszerezzük és folyamatosan nyilvántartjuk a bevételeinket.

Ha sikerült a bevételeket és a kiadásokat is felvezetni magunknak, akkor a következő feladat, hogy szembe állítjuk őket. Ekkor derül ki, hogy mennyit is kerestünk egy-egy munkával.

Tipikus hiba nem csak kezdő vállalkozásoknál, hogy látszólag jól megy a vállalkozás, folyamatos az eladás, azonban a nyereség elmarad. Ettől az önbecsapástól kímélhetjük meg magunkat, ha rendesen vezetjük a kimutatásokat és hiszünk a számoknak. Nem mindig kellemes azzal szembesülni, hogy a sztártermékünk veszteséget termel hónapról hónapra.

 

Munkaóra, mint költség

Nem csak a költségeket érdemes rávetíteni a bevételekre, hanem a ráfordított munkaórákat (költségben meghatározva). Legcélszerűbb minden dolgozóknak rezsiórabért számolni. Hány órát dolgoznak ténylegesen egy hónapban és mennyi a fizetésük minden járulékkal és kiegészítővel együtt. Ennek a hányadosa adja a rezsi órabért. Ha ezt ráterheljük a bevételi számlákra, akkor ismét meglepetésekben lehet részünk.

Mindenkinek ajánlom, számítsa ki a saját rezsiórabérét is! Tényleg, valóban a munkájával mennyit dolgozik egy hónapban? Mi a költsége, mennyit keres? Osszuk el egymással! Ez egy meglepően nagy szám lesz. Ezt tartsuk mindig észbe: olyannal soha ne foglalkozzunk személyesen, ami nem termel ennyi hasznot. Már önmagában ez az elv nagyon sokat fog lendíteni a munkánkon.

 

Hova megy el a pénz?

Ez megint egy nagyon hasznos játék: számoljuk össze hol és mennyi pénz van a cégnél. Mennyit ér az irodabútor, raktárkészlet, szerszámok, kocsik, ingatlanok, mennyi van a raktárban, mi van a kasszában és a bankszámlákon, kinek, mivel tartozunk, és nekünk mennyivel tartoznak.

Adódhat egy új lehetőség, amikor gyorsan mobilizálható tőkére van szükségünk. Azzal semmire sem megyünk, ha van két felesleges ingatlanunk vagy egy csomó kacat a raktárban.

A lényeg tehát, a jó vállalkozó mindent kontrollál: kézben tartja a költségeket, folyamatosan elemzi, hogy miből mennyi bevétele van, majd ezeket a legkedvezőbb módon tudja „kifizetni” magának és a dolgozóinak. Aki ezeket az alapvető feladatokat elvégzi, azt nem érheti váratlanul semmi.

2015-02-09T10:42:35+00:00

A cikk szerzője:

Szia, én Galántai Gergely vagyok. Vállalkozások indításával és fejlesztésével foglalkozom közgazdászként. Emellett napi szinten segítem az ügyfeleimet az online marketingben. Az általam írt cikkekben a saját gyakorlati tapasztalataimat osztom meg. Ha bármi kérdésed, észrevételed van a témával kapcsolatban, írd meg kommentben!

2 hozzászólás

  1. Galántai Gergely 2013-11-14 at 23:13 - Reply

    Utólag visszaolvasva a cikket még egy gondolat jutott eszembe. Gyakran találkozom azzal, amikor a vállalkozáson belül olyanok próbálják kezelni és elemezni a cég pénzügyi helyzetét, akiknek nincs meg a megfelelő tudása. Rosszabb esetben nem is ez lenne a feladatuk mégis foglalkoznak vele… Ez már egy másik téma.

  2. […] A költségcsökkentés megkezdése előtt, fontos, hogy megfelelő módon tudja kezelni a pénzét, átlássa annak mozgását. Ehhez számos szoftver nyújt segítséget, amivel számítógépén folyamatosan nyomon tudja követni a kiadásokat, bevételeket és kintlevőségeket. Ez az első lépés, hogy hatékonyan nyomon kövesse és átlássa cége pénzmozgását, és ne csak a könyvelőre bízza pénzügyeit. […]

Szólj hozzá a cikkhez!