Az elmúlt 10 év során több száz vállalkozóval beszéltem pénzügyi témákról. Ezalatt egyre jobban megerősödött bennem egy felismerés. Nagyon sok vállalkozónak fogalma sincsen arról hogyan is áll pénzügyileg a cége. Arról már nem beszélek, hogy mennyire nincsenek tisztában a saját vállalkozásuk eredményeivel az egyes részterületeket tekintve, mint például a termelés, az értékesítés vagy éppen a marketing. 

A könyvelőm tudja a választ

A legtöbb esetben nem kell túl bonyolult kérdéseket feltenni, mert még az alapvető pénzügyi információkkal sincsenek tisztában jó páran.  Ilyenkor jön a fejvakarás majd a mentő mondat: ezt a könyvelőmtől kellene megkérdezni, ő biztosan tudja…

Ez olyan mintha a kapitánytól a tengeren megkérdeznék, hogy hol van a hajó és merre tart, ő pedig azt válaszolná, hogy fogalmam sincs, ezt kérdezzék meg a navigátortól.

Nem kell pénzügyi zseninek lenni, nem kell minden részterületnek a szakértőjévé válni.

Azt viszont tudnia kell egy vállalkozás vezetőjének, hogy kinek mi a feladata, ki miért felel a működés során.

És akkor tisztázzuk is most a könyvelő szerepét egy vállalkozásnál.

 

A könyvelő nem a vállalkozásod vezetője

Jellemzően a kisvállalkozások külsős könyvelőt vagy könyvelőirodát bíznak meg azzal, hogy…

  • A számlák és bizonylatok törvényi előírásoknak megfelelő formában kerüljenek rögzítésre
  • A kapott és kiállított számlák ellenőrzésre kerüljenek a hatályos pénzügyi és számviteli törvényeknek való megfelelés céljából
  • Bevallások elkészítése és elküldése a hatóságok felé
  • Egyéb adatszolgáltatások a hatóságok felé
  • Éves beszámoló elkészítése, ami tartalmazza a mérleget, eredménykimutatást és a kiegészítő mellékletet
  • Könyveléssel és adózással kapcsolatos törvényi változások értelmezése és az erről való tájékoztatás nyújtása a vállalkozás vezetőjének
  • Bérszámfejtés készítése
  • Jogszabályba ütköző szabálytalanságokról való figyelmeztetés adása a vállalkozás vezetőjének
  • A vállalkozás vezetője által kért kimutatások elkészítése

Ha jó könyvelőnk van, akkor a legális keretek közt a legkevesebbet kell fizeti az államnak adók és járulékok formájában. Ennek ellenére, sokan azt hiszik, hogy a könyvelőknek kellene tudni olyan dolgokat ami valójában a vállalkozás vezetéséhez kapcsolódó feladat, döntési kérdés.

Ezzel szemben a vállalkozás vezetőjének teljesen más feladatai vannak.

Itt nehéz egy általános meghatározást alkotni, hiszen a kisvállalkozásoknál jellemzően a vállalkozás vezetője egyben a tulajdonos is. A helyzetet tovább bonyolítja, ha csak néhány fő alkalmazott van, így egy ember akár több részterület felelősévé is válik. Arról pedig már nem teszek külön említést, hogy milyen bonyodalmakat teremt, ha nem tudod elkülöníteni az idődet a tulajdonosi, menedzseri és a szakmai feladatok elvégzése között.

 

 

Néhány vezetői feladat a teljesség igénye nélkül:

  • stratégiai döntéshozatali rendszer felállítása
  • trendállapotok nyomonkövetése
  • hibaanalízis és akciótervek készítése
  • működési szabályok létrehozása / betartatása
  • vezetői kontroll az egyes részterületeken
  • stratégiai célok meghatározása az egyes részterületeken
  • beruházási és fejlesztési tervek készítése
  • jogi ügyek
  • adminisztrációk

Ezeket a pontokat még külön ki lehetne részletezni, de nem az a célom, hogy egy hosszú felsorolást adjak. Sokkal fontosabb, hogy vállalkozóként nem lehet elvárni egy könyvelőtől olyan feladatokat, ami nem az ő szakterületéhez kapcsolódik vagy nincs benne felelősségi köre.

 

 

Kezdők hibája

Sok vállalkozás vezetője úgy tekint a könyvelőre, mint aki mindent tud a vállalkozás működéséről, gazdasági helyzetéről, napi pénzügyeiről, ügyfelekről, egyéb partnereiről. De még csak az sem feladata, hogy nyomon kövesse, hogy a vállalkozás kinek, mennyivel tartozik vagy mennyivel tartoznak mások a vállalkozásodnak.

Kezdő vállalkozók szinte kivétel nélkül elkövetnek bizonyos alapvető hibákat, amiket nem is lett volna olyan nehéz elkerülni. A félreértéseket csakis egyetlen módon lehet elkerülni, ha pontosan meghatározásra kerülnek a feladatok és a felelősségi kör a könyvelő és a vállalkozás között.

Mindezt természetesen szerződésben kell rögzíteni!

 

#1 Vállalkozói pénzügyek – a pénzügyi terv elkészítése és a beruházás nyomon követése nem a könyvelő feladata

Egyik alapvető hiba, mindjárt az indulás előtt és az első egy-két hónapban bekövetkezik.

Vállalkozást indítani kiadással jár.

A legtöbb kezdő vállalkozó tévesen méri fel ennek a mértékét.

A kiadásokról természetesen mindenki számlát kér, ezeket szépen összegyűjtve át is adja a könyvelőnek.

Majd kerekedő szemekkel nézi a hónap végén az összesítést és nem érti a vállalkozó, hogy mire ment el ennyi pénz; hogy tudtak így túlköltekezni.

A könyvelő elvégezte a rá bízott feladatot és elkészítette a kimutatást, de nem ő felel a vállalkozás teljesítményéért.

Nagyon egyszerű lett volna elkerülni ezt a hibát, ha egy pénzügyi tervet készített volna a vállalkozó és annak mentén történik meg az indulás és a beruházás.

A vállalkozás pénzügyeiről saját magadnak kell egy olyan nyilvántartást vezetned, amiből könnyen és gyorsan átlátod az aktuális állapotot.

 

#2 Vállalkozói pénzügyek – az állandó és változó költségek a működés során

Aki saját háztartást vezet, annak könnyen feltűnhet, hogy vannak költségek, amik minden hónapban ugyanakkora összegben jelentkeznek, míg vannak, amik valamitől pl. a fogyasztástól függően változnak.

Ugyanígy működik ez a vállalkozások esetében is: az állandó költség olyan dolog, amit akkor is ki kell fizetni, ha egy vevőd sem volt. Fizetni kell a béreket, az iroda vagy az üzlet bérleti díját, az internetet, biztosítást és még sok minden mást.

A változó költség közvetlenül a forgalomhoz vagy termeléshez kapcsolódnak.

Egyszerű példa: minden eladott hot-dog miatt újabb adag kiflit, virslit és mustárt kell venned. Ez a költség arányos az eladott hot-dogok számával, már ha jól dolgozunk és most a selejttől eltekintünk, ami mondjuk abból adódik, hogy megromlik a hús vagy a péktermék.

Ha ezeket is elkülönítettük, akkor megint érdekes dolgokat fogunk látni a pénzügyi kimutatásban.

 

#3 Vállalkozói pénzügyek – a cég pénze nem a te magán vagyonod

Szintén kezdő vállalkozók hibája szokott lenni, hogy úgy tekintenek a vállalkozás pénzére, mintha az a saját magán vagyonuk lenne. Ez alól igaz, hogy van kivétel, például a KATA adózásnál, de általánosságban elmondható, hogy el kell különítened a vállalkozói pénzeket a magán pénzektől.

A vállalkozás pénze az nem a tulajdonosnak a pénze, mert a cég egy külön “személy”, nem véletlenül hívják jogi személynek.

Jelen törvények szerint hivatalosan bérként és/vagy osztalékként veheted ki a vállalkozásból a nyereséget, más módon nem. Úgy meg főleg nem, hogy egyszer csak gondolsz egyet és belenyúlsz a kasszába.Ezeket fontos átbeszélni a könyvelővel és segíteni fog, hogy a legkedvezőbb adózással juss hozzá a pénzhez.

 

#4 Vállalkozói pénzügyek – honnan jön a pénz?

Ha már a kiadásokat sikerült rendbe szedni, akkor jöhetnek a bevételek.

A vállalkozás eladja a termékét vagy szolgáltatást, ami után számlát állít ki és befolyik az őt megillető pénz.

A feladat ugyanaz, mint a kiadások esetében.

Rendszerezzük és folyamatosan nyilvántartjuk a bevételeinket.

Ha sikerült a bevételeket és a kiadásokat is felvezetni magunknak, akkor a következő feladat, hogy szembe állítjuk őket. Ekkor derül ki, hogy mennyit is kerestünk egy-egy munkával.

Tipikus hiba nem csak kezdő vállalkozásoknál, hogy látszólag jól megy a vállalkozás, folyamatos az eladás, azonban a nyereség elmarad. Ettől az önbecsapástól kímélhetjük meg magunkat, ha rendesen vezetjük a kimutatásokat és hiszünk a számoknak. Nem mindig kellemes azzal szembesülni, hogy a sztártermékünk veszteséget termel hónapról hónapra.

 

#5 Vállalkozói pénzügyek – ha gyorsan kell pénz tudd mi az ami mobilizálható

Ez megint egy nagyon hasznos dolog: számold össze hol és mennyi vagyon van a vállalkozásban.

Mennyit ér az irodabútor, raktárkészlet, szerszámok, kocsik, ingatlanok, mennyi van a kasszában és a bankszámlákon, kinek, mivel tartozunk, és nekünk mennyivel tartoznak.

Adódhat egy új lehetőség, amikor gyorsan mobilizálható tőkére van szükségünk.

Azzal semmire sem megyünk, ha van két felesleges ingatlanunk vagy egy csomó kacat a raktárban.

 

Egy szó, mint száz fontos, hogy tisztában legyél azzal, hogy a vállalkozói pénzügyek nem csak és kizárólag a könyvelőhöz tartozó feladat. Ha nem akarsz nagy buktákba futni, akkor érdemes elmélyedni a vállalkozói pénzügyek témakörében. Az alapok megismerése nem egy bonyolult és évekig tartó tanulást jelent, azonban el kell vele kezdened foglalkozni és nem a könyvelőtől várni olyan dolgokat, ami nem az ő feladata.