Kintlevőségek és követelések kezelése kezdő vállalkozóknak

Minden vállalkozás életében előfordul, hogy egy elvégzett munka vagy az eladott termék után nem kapja meg a szerződés szerinti pénzt. Mit lehet tenni? Sajnos nagyon sok cég küszködik emiatt pénzügyi problémákkal, ami napi szinten veszélyezteti a működésüket. Ez a cikk nem minősül jogi tanácsadásnak, az írásom csupán áttekintést ad kezdő és induló vállalkozók számára a követelések kezeléséről és a kockázatok csökkentéséről. Amennyiben a fent nevezett problémák már fennállnak a vállalkozásodban vagy szeretnél további információt kapni, mindenképpen fordulj ügyvédhez, aki segíteni tud a lehetőségek megismerésében és a jogi lépések megtételében.

A kockázatokat nem elkerülni, hanem kezelni kell

Két dolgot lehet tenni, ha a munka elvégzését követően vagy a terméked értékesítése után nem fizeti ki a vevő a számlát: hibáztathatod a rendszert, a gazdasági helyzetet, az embereket vagy tanulsz a hibákból és megpróbálsz tenni is valamit a kialakult helyzet ellen.

Természetesen nem lehet figyelmen kívül hagyni, hogy a vállalkozói gyakorlatban számos vállalkozás 30-60-90 napra fizeti ki a számlákat. Ezzel nincsen probléma amennyiben ezzel előre tudsz kalkulálni és a megfelelő tájékoztatást is megkapod a vevőd részéről a számla fizetési határidejére vonatkozóan.

A probléma inkább abból adódik, amikor ez nincsen egyértelműen kommunikálva vagy egyéb okokra hivatkozva egyszerűen nem kerül kifizetésre a számla.

Nézzük meg mi az, amit meg kell tenni, hogy megkapjuk a jogos követelésünket.

Az első lépés annak elhatározása, hogy innentől mindig fizetni fognak az ügyfeleink és partnereink. Talán ez túl idealistának tűnik, azonban a gond fő forrása igenis az, hogy sok vállalkozó beletörődik a helyzetbe, hogy úgysem jut a pénzéhez időben és ezt az állapotot már teljesen természetesnek veszik. A vállalkozók többsége utál foglalkozni a kintlévőségekkel, a tartozások behajtásával. Úgy gondolják sokan, hogy jogi útra vinni is teljesen felesleges az ügyet, mert végül úgysem sikerül a pénzhez hozzájutni.

 

Cégek akiknek mindig időben fizetnek…

 

  1. Pozícionálás

Miért van az, hogy bizonyos cégek folyamatosan várnak a pénzükre, míg mások mindig, ha nem is napra pontosan, de megkapják a pénzüket. Az első és talán legfontosabb dolog a cég üzenete a partnerek és ügyfelek felé, valamint az, hogy megválogatják az ügyfeleket.

Kockázatok csökkentésének lehetőségei:

  • Kötelező előre kifizetni a munkát
  • Átutalás esetén csak a pénz beérkezését követően kapja meg a szolgáltatást vagy a terméket a vevő
  • Függőségi viszony miatt (pl. áramszolgáltató, telefonszolgáltató) nem merik nem kifizetni a tartozást
  • A szolgáltatás egyedülálló, amit máshol nem kaphat meg a vevő
  • Előzetes átvilágítás vagy ügyfél-minősítés szerződéskötés előtt
  • Biztosítékok, garanciák és tárgyi fedezetek a szerződés feltételei között
  • Folyamatos kommunikáció a munka során, részösszegek teljesítése előrehaladás szerint

Vannak vállalkozások, amik mágnesként vonzzák a legrosszabb ügyfeleket. Általában ezek a vállalkozások valamilyen sztenderd dolgot árulnak, amit az ügyfél még számos helyen igénybe tud venni. Természetesen igénybe is veszi, ahol olcsóbb…

Nehéz úgy versenyezni másokkal, ha csak az ár az egyetlen tényező, amivel ki tud emelkedni egy cég a versenytársai közül. Mindig lesz olyan konkurense, aki olcsóbban fogja tudni adni ugyanazt a terméket vagy szolgáltatást.

 

Keresd meg a kiváltó okokat

Biztosan sokakban itt felmerül a gondolat, hogy mindez szép és jó, de “az én vállalkozásom egyedi és az én helyzetemben ezt nem lehet megcsinálni”.

A vállalkozás pozicionálása a marketing stratégia egyik fő része. Ez mondja el a vevőnek, hogy mivel foglalkozik a vállalkozás, miért van rá szükség és miért fontos, hogy időben fizessen. Egy rosszul megfogalmazott marketing üzenettel csak azt érjük el, hogy bevonzzuk a nem fizető vevőket.

Fontos lenne a kifogások helyett megvizsgálni, hogy kik azok a vevők, akik végül a nem fizető ügyfelek lesznek. Fel kell ismerni valamilyen mintázatot vagy problémát, ami azt eredményezi, hogy ilyen vevők találnak meg. Persze az is lehet, hogy igazad van és a te iparágadban nem tudod elkerülni, hogy a nem fizető ügyfelek száma magas. Ez esetben vagy bekalkulálod ezt a kockázatot vagy másik tevékenységet keresel. A kifogások helyett szerintem mindig jobb a kiváltó okokat és a megoldást keresni.

 

 

  1. Szerződések

Mindenki tudja mennyire fontos, hogy a szerződések tartalmazzanak minden feltételt és szankciót a későn vagy a nem fizető ügyfelekre nézve.

Ez megint egy olyan dolog, amivel nem szeretnek foglalkozni a vállalkozók, ezért rábízzák az ügyvédre, aki természetesen nem ismeri a cég működését és pénzügyi folyamatait. Így születnek végül a sablon szerződések, amikről el lehet mondani, hogy van, de valójában semmire sem használható. Ez általában csak akkor derül ki, ha vitás helyzet alakul ki…ilyenkor azonban már utólag nem sokat lehet tenni.

 

 

  1. Nyomonkövetés

A nyomonkövetéshez elengedhetetlen egy nyilvántartás, amiben rendszeresen vezeted ügyfeleid pénzügyi teljesítését. Ez lehet egy számlázó program vagy egy CRM rendszer. Ebből mindig láthatjuk a késedelemben lévő számlákat, illetve az ügyfelek fizetési “magatartását”.

A legjobb, ha egy CRM rendszert veszünk igénybe ehhez. Egy aktuális számla esedékessége előtt már elindulnak az automatikus e-mailek, amely folyamatosan emlékeztetőül szolgálnak egészen a kifizetésig. Amennyiben egy számla fizetési határideje lejár, akkor további automatikus üzeneteket küld a rendszer tájékoztatással és figyelmeztetéssel.

 

 

  1. Behajtás

Erre minden vállalkozásnak időben fel kell készülnie.

Szükség lesz egy stratégiára, amelyben meghatározásra kerül a késedelmes számlák behajtásának folyamata. Végig kell gondolni, hogy milyen lépéseket lehet megtenni a követelés behajtására. A jogi lépések megtétele előtt érdemes végiggondolni, hogy milyen más lehetőségek vannak. Tájékoztató és figyelmeztető levelek e-mailen, telefonon, ajánlott levélként esetleg személyes megkeresés útján. Sok esetben előfordul ugyanis, hogy egyszerűen csak elfelejti kifizetni a vevő a számlát vagy éppen szabadságon van. Természetesen, ha ezek a “soft” módszerek nem működnek, akkor érdemes a jogi lépéseket megtenni.

Számos feladata van egy vállalkozónak nap, mint nap, én mégis azt javaslom, hogy gondold végig ezt a folyamatot és készítsd el a saját követelés-kezelési stratégiádat. Érdemes és egy bizonyos ponton elengedhetetlen lesz bevonni egy ügyvédet is.