Rendszerezési ismeretek: Iratkezelés alapjai

A rendszerezés mindig is egy fontos eleme volt a vállalkozás sikeres működtetésének. A rendszerezési ismeretekből most az iratkezelés alapjai kerül röviden bemutatásra. Ebből az írásomból kiderül, hogy mennyire szervezett a vállalkozásod, hogyan kezeled az iratokat, ami ma már nem csak papír alapú lehet, hanem elektronikus is. Ez még nagyobb kihívást jelent, így rögtön egyfajta megoldást is adok. Ha pedig most indul a vállalkozásod, akkor fontos, hogy kezdetektől rendet tarts.

Sokféle vállalkozásnál jártam, kicsiknél és nagyobbaknál is.

Kialakult egy megfigyelésem a vállalkozás működése és a helyszínen tapasztalt rend kapcsolatában.

Nem mondanám, hogy ez egy kőbevésett szabály lett, de sokszor tapasztaltam, hogy a siker vállalkozásoknál rend van. A rend alatt pedig nem csak az iratok kezelését, hanem magát a környezetet is, mint például az irodák, műhelyek vagy akár maga az épület.

Talán nem is gondolnád, de sokszor elég egy rövid pillantást vetni egy alkalmazott íróasztalára és máris tudni lehet, hogy milyen jellemvonásokkal rendelkezik az adott ember. Most viszont nem az emberi tulajdonságok elemzéséről szeretnék írni, hanem az iratok kezeléséről és annak fontosságáról.

 

 

Az iratkezelés alapjainak lépései:

1. lépés: Rendrakás

Véleményem szerint a hatékony működéshez elengedhetetlen, hogy vállalkozásnál mindig rend legyen. Bármilyen irat legyen az papír alapú vagy elektronikus 1 percen belül előkereshetőnek kell lennie. Egyszerűen túl értékes az idő, hogy órák menjenek el keresgéléssel.

Ha nálad rendszeresen nincsenek meg fontos iratok vagy fájlok, akkor kénytelen leszel végre kialakítani egy működő rendszert az iratkezelésre. Ez az iratkezelés alapja.

Nem akarlak elkeseríteni, de ez egy kemény munka, főleg azoknak, akik nem szeretnek rendet tartani. Véleményem szerint “a zseninek szüksége van a káoszra” csak egy újabb hamis közmondás, amiből nekünk magyaroknak bőven kijutott és hibás gondolkodásmódot eredményez számos ember életében.

Mielőtt fejest ugranál a papírkupacba, fontos átgondolni:

  • Milyen típusú iratok vannak a vállalkozásodnál? Szigorú számadású bizonylatok, működéshez szükséges dokumentumok, egyéb.
  • Milyen iratok vannak papíron és elektronikus formában?
  • Mi az iratoknak az életútja? Tehát hol keletkezik, kik fogják azt módosítani és ki lesz a végfelhasználója.
  • Hol tárolod őket? Ha számítógépen, akkor ott hogyan?
  • Hogyan kereshető elő egy-egy dokumentum?
  • Kik és milyen dokumentumokhoz férhetnek hozzá?
  • Van-e valamilyen utasítási rend, előírás a dokumentumok kezelésének a rendjéről?

 

Elektronikus iratkezelés

Nagyon támogatom az elektronikus iratkezelést. Én minden iratot azonnal beszkennelek (jpg vagy pdf formátumban), majd egy alaposan átgondolt könyvtár struktúra megfelelő mappájába elhelyezem. Javasolni szoktam egy “index táblázatot”, amiből kikereshető a megfelelő irat és linkként rákattintva meg is nyílik rögtön az adott mappában.

Nagyon fontos, hogy ezeket az elektronikus iratokat rendszeresen archiváljuk, így egy-egy váratlan meghibásodás vagy egyéb okok (lopás, elhagyott laptop) esetén is újra elérhető legyen. Még jobb, ha egy bérelt internetes szerveren (“felhőbe”) is tárolod, amit folyamatosan szinkronizálsz a számítógéped helyi meghajtóval.

Így bárhol és bármikor másodpercek alatt megkeresheted, amire éppen szüksége van.

 

 

2. Folyamatok kialakítása

Minden irattípusra vonatkozóan meg kell határozni a folyamatát… mondanom sem kell, hogy írásban. Így minden illetékes munkatárs részére átadható belőle egy szabályzat és nem mindenki a saját maga által jónak vélt módon kezeli a fontos dokumentumokat.

Folyamat meghatározása:

  • hogyan és hol keletkezik
  • milyen lépéseken keresztül alakul, módosul
  • kik módosítják
  • hova kerül véglegesen
  • szoftverekben vagy elektronikusan rögzítésre kerül-e

Például a bejövő számlákat a pénzügyes (név szerint ki?) fogadja be. Ezután egy saját bejövő iktatószámot vagy sorszámot kap és beszkennelésre kerül. Postán beérkezett küldemény esetében a postakönyvben is rögzítésre kerül írott vagy elektronikus formában. Ezután bekerül a megfelelő fizikai helyre vagy elektronikus mappába (a fájl nevek használata szintén előre meghatározva) a számítógépen, amit a rendszer automatikusan szinkronizál a hálózati szerverrel és felhővel. A kontrolling rendszer táblázatába bevezetjük az összes adatát a számlának és ide bekerül egy link is, ami egyenesen a fájlra mutat.

Hasonlóan kell kialakítani egy eljárásrendet minden irattípusnál: számlákkal, bankkivonatokkal, árajánlatokkal, levelekkel, nyilvántartásokkal, egyéb dokumentumokkal

Lehet, hogy ez sok adminisztrációnak tűnik, de ahol már több ember dolgozik és több embernek is szüksége van az adott dokumentum elérésére, fontos hogy könnyen és gyorsan megtalálható legyen.

Fontos: a fenti leírás csak egy példa volt és lehet, hogy a te esetedben feleslegesnek tűnik. Mindig a saját vállalkozásod méretének, tevékenysége és egyéb ismérvei alapján kell racionalizálni a folyamatokat. A lényeg, hogy rend legyen és ha szükség van egy iratra vagy dokumentumra, akkor az könnyen megtalálható legyen és csak az illetékes személyek férjenek hozzá.

 

 

3. Rendszer bemutatása, oktatása és fejlesztése

A folyamatokat először tesztelni kell, majd alkalmazottakkal közösen továbbfejleszteni, optimalizálni.

Ha készen van az első komolyabb fázisa az iratok új rendszerezésének, akkor azt meg kell ismertetni minden illetékes munkatárssal.

Erre érdemes rászánni az időt és egy oktatás keretében végigvenni a folyamatokat.

Ha ez megvan, akkor már csak a gyakorlati alkalmazás maradt hátra és a rendszer fenntartása, ellenőrzése. Ehhez felelősöket érdemes kijelölni, akik folyamatosan ellenőrzik és betartatják a munkatársakkal az előírásokat.

Bónusz: érdemes eljárásrendet készíteni arra is, hogy a dokumentumok mennyi ideig kerülnek megőrzésre és mi a selejtezés, megsemmisítés folyamata. Ez a számviteli és adatvédelmi törvény miatt is  rendkívül fontos. Ezt mindig könyvelővel és jogi szakemberrel egyeztetve csináld.