A rendszerezés mindig is egy fontos eleme a vállalkozás vezetésének, ebből is most az iratkezelés alapjait mutatom be.

Mennyire szervezett az Ön vállalkozása? Mutassa be, hogy kezeli az iratokat és rögtön kiderül. Egy jó vállalkozásnál mindig rend van, bármilyen irat 1 percen belül előkereshető. Ha ez nem így van, pláne ha rendszeresen nincsenek meg fontos iratok, akkor kénytelen lesz végre kialakítani egy működő rendszert az iratkezelésre.

1. lépés: Rendrakás

Nem akarom elkeseríteni, de ez egy kemény munka lesz, főleg, ha nem szeret rendet rakni és Ön szerint a zseninek szüksége van a káoszra.

Mielőtt fejest ugranánk a papírkupacba, fontos átgondolni:

  • Hány fajta irat van a vállalkozásnál?
  • Ezeknek az iratoknak mi az életútja?
  • Hol tárolója őket?
  • Milyen nyilvántartást vezet ezekről?
  • Hogyan kereshető elő egy-egy dokumentum?

Elektronikus iratkezelés

Én nagyon támogatom az elektronikus iratkezelést. Én minden iratot azonnal beszkennelek (jpg vagy pdf formátumban), majd egy alaposan átgondolt könyvtár struktúra megfelelő mappájába elhelyezem. Cégeknek javasolni szoktam egy index táblázatot, amiből kikereshető a megfelelő irat és linkként rákattintva meg is nyílik.

Nagyon fontos, hogy ezeket az elektronikus iratokat rendszeresen archiváljuk, így egy-egy váratlan meghibásodás esetén is hozzáférhetővé válik. Még jobb, ha egy bérelt internetes szerveren (“felhőbe”) tárolja, amit folyamatosan szinkronizál a helyi meghajtóval. Így bárhol és bármikor másodpercek alatt megkeresheti, amire éppen szüksége van.

2. Folyamatok kialakítása

Minden irattípusra vonatkozóan meg kell határozni a folyamatát… természetesen írásban:

  • hogyan keletkezik
  • milyen lépéseken keresztül alakul
  • hova kerül
  • milyen szoftverekben kerül rögzítésre

Például a bejövő számlák egy helyre kerülnek fizikailag. Ezután egy saját bejövő iktató vagy sorszámot kap és beszkennelésre kerül. Ez bekerül a megfelelő mappába (a fájl nevek használata szintén előre meghatározva) a számítógépen, amit a rendszer automatikusan szinkronizál a hálózati szerverrel. A kontrolling rendszer táblázatába bevezetjük az összes adatát a számlának és ide bekerül egy link is, ami egyenesen a fájlra mutat.

Hasonlóan kell eljárni minden irattípussal: számlákkal, bankkivonatokkal, árajánlatokkal, levelekkel és faxokkal.

3. Rendszer bemutatása, oktatása és fejlesztése

A folyamatokat először tesztelni kell, majd alkalmazottakkal közösen továbbfejleszteni. Ha készen van az első komolyabb fázisa az iratok új rendszerezésének, akkor azt meg kell ismertetni minden dolgozóval. Erre érdemes rászánni az időt és egy oktatás keretében végig venni a folyamatokat.

Ha ez megvan, akkor már csak a gyakorlati alkalmazás maradt hátra. Ehhez felelősöket kell kijelölni, akik folyamatosan ellenőrzik és betartatják a többi dolgozóval az előírásokat.

Ön hogy kezeli az iratokat? Ha hasznosnak találta a cikket, szívesen olvasnék egy visszajelzést erről!

2016-11-09T16:10:17+00:00

A cikk szerzője:

Szia, én Galántai Gergely vagyok. Vállalkozások indításával és fejlesztésével foglalkozom közgazdászként. Emellett napi szinten segítem az ügyfeleimet az online marketingben. Az általam írt cikkekben a saját gyakorlati tapasztalataimat osztom meg. Ha bármi kérdésed, észrevételed van a témával kapcsolatban, írd meg kommentben!

Szólj hozzá a cikkhez!