Így csökkentheted vállalkozásodnak a költségeit

Egy vállalkozó arra törekszik, hogy folyamatosan növelje a bevételeit. Emellett azonban legalább olyan fontos feladat a költségek (kiadások) folyamatos optimalizálása. Számítani kell olyan időszakokra, amikor a pénz gyorsabban áramlik kifelé a vállalkozásból, mint befelé. Ilyenkor különösen fontos, hogy elemezzük a költségeket és megnézzük hol lehet csökkenteni a kiadásokat.

Sokszor hallom vállalkozóktól, hogy a pénzügyeket a könyvelő ismeri. Egy ilyen kijelentés mindig kérdések sorát indítja el a fejemben. Az igaz, hogy a könyvelő az a személy, aki jól ismeri a vállalkozásod pénzügyeit. Ugyanakkor neked kell a legjobban ismerned a számokat, és különben sem a könyvelő feladata, hogy a költségeidet optimalizálja, hiszen ezek üzleti döntések, ami a te felelősséged.

Vannak olyan vállalkozások és tanácsadó cégek, akik segítenek a költségek optimalizálásában, de ez inkább a nagyobb méretű cégek esetében lehet hasznos.  Néhány fős vállalkozásoknál nem látom annyira szükségesnek, itt még könnyen át lehet látni a kiadások struktúráját.

 

Hogyan tartsd kézben a költségeket?

A költségcsökkentés megkezdése előtt fontos, hogy megfelelő módon átlásd a pénzmozgásokat. Ehhez számos szoftver nyújt segítséget, amivel számítógépen folyamatosan nyomon tudod követni a kiadásokat, bevételeket és kintlevőségeket. Ez az első lépés, hogy hatékonyan nyomon tudd követni és átlátni a vállalkozásod pénzügyeit és ne csak a könyvelő ismerje a pénzügyeidet.

Második lépésként érdemes a leggyakrabban előforduló kiadásokat elemezni és figyelemmel kísérni.

 

A legtöbb vállalkozást érintő költségek:

  • Beszerzési költségek
  • Alvállalkozók felé kifizetett költségek (pl. marketing, értékesítés, szállítás)
  • Munkavállalók bére
  • Bérleti díjak
  • Vezetékes és mobiltelefon költségek
  • Irodaszerek és számítástechnikai eszközök, kellékek
  • Csomagolási költségek
  • Nyomtatási és nyomdai költségek
  • Karbantartási költségek
  • Utazási költségek és üzemanyagok
  • Banki és biztosítási költségek
  • Munka és védőruházat

A költségmegtakarítás módja és területe mindig kritikus kérdés, ahol nem mindig az olcsóbb a jobb megoldás.

 

 

Költségcsökkentés haladóknak…

Vannak területek, mint például az irodai (telefon, irodaszerek, tisztítószerek stb.), utazási vagy reprezentációs költségek, ahol a cégvezetők általában ösztönösen visszafogják a kiadásokat. Azonban vannak területek, mint például a marketing és a megfelelő munkahelyi körülmények, amiknél nem feltétlenül nyerő lépés a költségcsökkentés.

 

A többlépcsős stratégia

Vannak esetek, amikor bizonyos területek kereteit megemelve plusz kiadások keletkeznek, viszont egy másik területen jelentős mértékű költségmegtakarítás érhető el. Ezt többlépcsős stratégiának hívják, amit nem könnyű átlátni, de még nehezebb megvalósítani és érzelmileg átélni. Sokszor nem is sikerül ez a vezetőknek, így marad minden a régiben.

Egyik legtipikusabb többlépcsős stratégia, amit kevesen tudnak alkalmazni – elsősorban a kisvállalkozásokra jellemző hiba -, hogy a cégvezető akar mindent egy kézben tartani, egyedül megoldani.

Egy tévképzet alakul ki számos vezetőben, hogy mindent csak maguk tudnak elintézni, letárgyalni, megszervezni és ellenőrizni. Nem veszi a fáradtságot, de inkább nem is tudják, hogy hogyan számolják ki egy szakképzett munkatárs költségét és  hogyan történik a beillesztése és betanítása egy szervezeti struktúra megfelelő pontjára. Ez pedig odavezet, hogy a legtöbb vezető megérzések alapján hozza meg döntéseit, hiszen nincsen szakképzett munkatárs, aki előkészítse azokat.

 

 

Ez az írás csak néhány alapvető kérdést érintett a költségcsökkentés terén. Ahogy egyre nagyobbra nő egy vállalkozás, annál összetettebb lesz ez a feladat. Egy biztos, időt kell áldozni erre, hiszen a nyereség növekedése nem csak a bevételek növelésével érhető el, hanem a költségek csökkentésével is.